FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

Al comenzar a hablar de administración es importante tener claro lo que administración significa, según el libro FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN de PEARSON EDUCACIÓN, México 2013, la administración es “el proceso de conseguir que las cosas se hagan de manera eficiente y eficaz a través de personas”, y esto es la lo que los gerentes se dedican ,a administrar.

     Al leer el capítulo 1  del libro mencionado anteriormente, pude observar que fundamentalmente hay 4 funciones administrativas en la cuales un gerente se desempeña, están son:

     1)  Planear

     2)  Controlar

     3)  Dirigir

     4)  Organizar

Y que están 4 funciones están íntimamente relacionadas, se entrelazar para cumplir los objetivos de la organización para la cual el gerente labore.

Al grupo de trabajo del curso de nos dio la tarea de buscar un gerente de una empresa pública y analizar cómo se llevaban a cabo estas 4 funciones administrativas en dicha organización. La organización en la cual decidimos buscar ayuda fue el Ministerio de Hacienda (Cartago, Costa Rica), Pudimos entrevistar a la señora Marta Isabel Quirós Garita, Gerente General. Con ella pudimos constatar que en su entorno gerencia, estas 4 funciones estaban presentes.

      Al momento de planear ella nos comentaba que en la oficina de la Sra. Quirós se realizan muchos planes y programas que se hacen en la jurisdicción de Cartago, propiamente para planificar lo que hacen es que se reúnen las 5 áreas de esta oficina, que son:

1. Servicio al Contribuyente
2. Recaudación
3. Fiscalización (auditorias)
4. Control Extensivo (auditorías más pequeñas o más simples)
5. Valoraciones que hacen los ingenieros en diferente lugares

En las siguientes funciones  nos indicó diferentes puntos:

Organizar:

• Ellos están siempre dependientes de lo que indique o planifique la dirección,  internamente es que ellos distribuyen posteriormente los recursos necesarios.
• Se asignan recursos, la cantidad de personal,  los vehículos etc.
• Luego a nivel de cada jefatura cada subgerente (que son 5) se encarga de dirigir su propia área.

Dirigir:

• Ella está a cargo de 5 subgerentes que se encargan de dirigir sus áreas de trabajo con las indicaciones que vienen de ella.
• A nivel de dirección general se realiza una reunión mensual, incluso dependiendo de la complejidad del plan esta reunión puede ser semanal y hasta diaria para ir viendo detalles y otras indicaciones.
• Como una situación específica está que la unidad de Cartago tiene una cantidad de casos que trabajar y a lo interno se le asigna una cantidad particular a los y ellos tienen metas establecidas para cumplirlos.

Controlar:

• La Sra. Quirós nos indica que  hay sistemas informáticos que ayudan a controlar el trabajo de los colaboradores, su avance y así controlar los resultados.
• Como a los funcionarios se les asignan metas para cumplir con casos, ellos deben ir reportando diariamente los avances en esos sistemas.
• En caso de que un funcionario no esté cumpliendo con sus temas entonces se le convoca a una reunión para ver por qué no ha estado cumpliendo.
• Y mensualmente de forma general la jurisdicción de Cartago debe reportar a oficinas centrales, que es donde se emiten los lineamientos generales.

Gracias a este trabajo practico a los integrantes del grupo nos quedó sumamente claro con un gerente se tiene que desempeñar en las cuatro funciones administrativas de una manera integral con el fin de alcanzar los objetivos de la organización para la cual trabaje, además nos pareció que la forma en la cual se nos indicó que hiciéramos el trabajo (entrevista personal al gerente), fue una manera más que acertada para comprender este tema.